מערכות ניהול מלאי וניהול מחסן על קצה המזלג (של המלגזה)

אחת השאלות הנפוצות שאני נתקל בהן היא
מה ההבדל בין מערכת ניהול מלאי למערכת ניהול מחסנים (WMS),
ואיזו מערכת מתאימה לאיזה סוג עסק.

מערכת ניהול מלאי בסיסית

נתחיל עם מערכת ניהול המלאי.
זוהי למעשה תוכנה פשוטה יחסית שמאפשרת לארגון לעקוב אחר |
רמות המלאי העדכניות של מוצרים שונים.
המערכת מנהלת כניסות של מלאי חדש ויציאות של מכירות,
ומאפשרת למשתמש לקבל תמונה ברורה של היתרות במלאי בכל רגע נתון.

בנוסף, מערכות ניהול מלאי כאלה כוללות בדרך כלל יכולות נוספות
כמו יצירה והדפסה של דוחות מלאי,
התראות על רמות מלאי נמוכות שמחייבות הזמנה מחדש,
כלים לחיזוי ביקושים עתידיים לצורך תכנון המלאי, ניהול הזמנות מספקים,
וניהול מקומות אחסון מוצרים (איתורים) במחסן.

חשוב לציין שמערכת ניהול מלאי אינה מנהלת את תהליכי המחסן והלוגיסטיקה
מלבד מעקב אחר רמות המלאי.
היא לא מכסה תהליכים כמו קבלת סחורות, שינוע, ליקוט והוצאה לדרך של משלוחים.

מערכות ניהול מלאי בסיסיות מתאימות בעיקר לעסקים קטנים
עם מלאי מצומצם ופעילות לוגיסטית פשוטה יחסית,
כגון חנויות קטנות, חנויות מקוונות, מפעלים ומחסנים קטנים ללא תהליכים מורכבים.

היתרונות של מערכות אלו הן המחיר הנמוך, הפשטות והיכולת לשלוט ברמות המלאי.
בארגונים גדולים יותר הן עלולות להתגלות כבעלות מגבלות משמעותיות,
בעיקר חוסר יכולת לשקף את התהליכים במחסן,
ויכולות מוגבלות לניהול הלוגיסטיקה.

מערכת ניהול מחסנים (WMS) מתקדמת

לעומת זאת, מערכת ניהול מחסנים (WMS) היא תוכנה שפותחה במיוחד
לנהל ולשפר את כלל תהליכי המחסן והלוגיסטיקה של ארגון.
מערכת WMS איננה מיועדת רק למעקב אחר כמויות המלאי
אלא לנהל, לתזמן ולייעל כל שלב לוגיסטי במחסן –
החל מקבלת סחורות, דרך תהליכי אחסון, שינוע, ליקוט והיערכות לאיסוף משלוחים,
ועד להוצאת הסחורות מהמחסן ומעקב אחר המשלוחים.

יכולות מרכזיות של מערכת WMS

להלן כמה מהתכונות והיכולות המרכזיות הכלולות במערכת WMS מתקדמת:

קבלת סחורות – המערכת מאפשרת לנהל במדויק
תהליכי קבלה ופריקה של סחורות הנכנסות למחסן,
לרבות תיעוד, סריקה ושיוך המשלוחים למרכזי עלות, ספקים וכו'.

אחסון – מיפוי הסחורה שהתקבלה למיקומי אחסון פנויים במחסן,
על פי מאפייני הסחורה והכללים שהוגדרו.
המערכת יכולה גם לאגד סחורות דומות יחדיו לניצול מיטבי של השטח.

שינוע סחורות – ניהול ממוחשב של משימות שינוע לצורך אחסון או ליקוט סחורות.

יצירת משימות ליקוט והוצאה – כאשר מתקבלת הזמנת לקוח,
המערכת יוצרת לוח זמנים וסידור עדיפויות לליקוט והכנת המשלוח.
היא מתכננת משימות באופן מדויק כולל מיקום, סוג וכמות הפריטים שיש ללקט,
באמצעות תהליכים לוגיסטיים מיטביים.

ניהול כוח אדם ומשאבים – המערכת מנהלת הקצאה יעילה של עובדים למשימות,
עומסי עבודה ותעדוף מטלות על פי יעדים שהוגדרו.

מעקב אחר ביצועים – כוללת דוחות ביצוע מפורטים לכל תהליך במחסן,
מדדי יעילות, נתוני זמנים וכו' – מידע חיוני לצורך שיפור מתמיד.

מעקב מלאי – יכולות לקבלת תמונת מצב מלאה של כמויות, מיקומים וקשרים לוגיסטיים.

חיבור לספקים וערוצי הפצה – המערכת יכולה לעדכן באופן אוטומטי
מערכות חיצוניות של ספקים ולקבל מהן מידע.

כל אלו הופכים את מערכת ה-WMS ליעילה וממוחשבת לגמרי,
מהרגע שהסחורות נכנסות למחסן ועד שהן יוצאות ממנו כמשלוח.
המערכת מתזמנת, מבצעת, מנהלת ועוקבת אחר כל התהליכים
במטרה למקסם את הניצולת והיעילות של המשאבים בתוך המחסן.

מערכת WMS – יקר יותר, נותן הרבה ותר

לכן, מערכת WMS איננה מסתפקת ב"ניהול מלאי"
אלא מנהלת את כלל תהליכי הלוגיסטיקה של הארגון
ומספקת שקיפות וניהול מלא על מלאי הסחורות, זמני משלוח,
דוחות ביצוע ומידע חיוני נוסף הדרוש לקבלת החלטות ניהוליות.

מערכות WMS מלאות נחשבות יקרות יותר להטמעה ולתפעול
בשל המורכבות וההיקף הרחב של היכולות שלהן.
הן גם דורשות הדרכה מקיפה לצוות העובדים.
אך עבור ארגונים בינוניים וגדולים עם פעילות לוגיסטית מורכבת ועתירת עבודה,
ההשקעה היא בדרך כלל משתלמת מאוד,
זאת מכיוון שמערכת WMS איכותית מייעלת באופן משמעותי
את כלל תהליכי המחסן והלוגיסטיקה,
ובכך חוסכת למעשה את כל עלות ההטמעה והתפעול שלה
על ידי צמצום דרמטי בעלויות כוח אדם, שיפור ניצולת המשאבים,
וקיצור זמני המשלוחים והתהליכים.
ארגונים שהשקיעו במערכות WMS מדווחים על חיסכון עצום
בעלויות הלוגיסטיות השנתיות לאחר ההטמעה.

סיכום והמלצות לבחירת המערכת המתאימה

לסיכום, מערכת ניהול מלאי נותנת מענה לצרכים פשוטים
של ניהול כמויות המלאי ומתאימה לעסקים קטנים יחסית
עם פעילות לוגיסטית לא מורכבת.
לעומת זאת, מערכת ניהול מחסנים WMS מלאה
היא כלי מתקדם לניהול ושיפור כלל תהליכי המחסן והלוגיסטיקה,
המיועדת לארגונים בינוניים וגדולים עתירי עבודה לוגיסטית.

אם אתם מתלבטים בין הטמעת מערכת ניהול מלאי ל-WMS,
חשוב להבין לעומק את הצרכים, דפוסי הפעילות והרמה המיטבית של הארגון,
במטרה לבחור את המערכת שתספק את המענה המדויק ביותר
ותתאים באופן אופטימלי לסוג העסק שלכם ולשיפור היעילות הלוגיסטית.