Case Study: קיצרנו זמן אספקה באתר איקומרס

לקוח: רשת קמעונאית עם עשרות חנויות בפריסה ארצית ואתר איקומרס פעיל במיוחד
אתגר מרכזי: קיצור משמעותי של הזמן מרגע ביצוע הזמנה ועד יציאתה למשלוח
פתרון: אוטומציה מלאה של תהליך קליטה, אימות, הקצאת מלאי והפעלה לוגיסטית

רקע

הלקוח מפעיל עשרות חנויות פיזיות ברחבי הארץ, לצד אתר איקומרס גדול שמייצר כמות גדולה של הזמנות יומיות. בשל נפח הפעילות, כל עיכוב קטן בתהליך האספקה הוביל לעומסים, לשירות לקוחות מתוסכל ולפערים בניהול מלאי.

המטרה הייתה ברורה: לצמצם למינימום את הזמן בין ביצוע הזמנה באתר לבין יציאתה למשלוח, ולהעביר את רוב התהליך לאוטומציה מלאה שתתפקד בזמן אמת.

האתגר

הלקוח נדרש לטפל בכל הזמנה לפי סדרת בדיקות: בדיקות כספיות, בדיקת אמינות כרטיס האשראי, בדיקת מלאי במחסן המרכזי, ובמקרה הצורך איתור מלאי חלופי בסניפים. כל זה בוצע ידנית ודרש זמן רב, במיוחד בשעות העומס.

האתגר כלל:

• קליטה מהירה של הזמנות מהאתר

• אימות כספי והונאות אונליין

• זיהוי מלאי פנוי מול מלאי שכבר הוקצה

• איתור מלאי חלופי בסניפים בצורה חכמה

• מינימום מגע ידני בתהליך

• תקשורת רציפה מול הלקוח וסניפי הרשת

הפתרון שפיתחנו

פיתחנו מערכת אוטומטית שמטפלת בכל שלבי עיבוד ההזמנה – החל מרגע יצירתה באתר ועד שילוחה לפעילות לוגיסטית, תוך ניהול מלאי חכם בכל סניפי הרשת.

המערכת מבצעת את השלבים הבאים:

1. קליטת הזמנה אוטומטית
   האתר שולח וובהוק מיידי, וההזמנה נקלטת במערכת ללא כל פעולה ידנית.

2. בדיקת סכום הזמנה
   אם סכום ההזמנה גבוה מהרף שהגדיר הלקוח, נדרש ביטוח עסקה – ההזמנה מסומנת לטיפול ידני.

3. בדיקת BDI לכרטיס האשראי
   המערכת בודקת האם הפרטים נמצאים ברשימה שחורה. במידה וכן, ההזמנה עוברת לבדיקה אנושית.

4. אישור לליקוט מהמחסן המרכזי
   עבור כל פריט מבוצעת בדיקה האם יש מלאי פנוי במחסן המרכזי (מלאי פיזי פחות מלאי שכבר הוקצה להזמנות אחרות).
   אם הכל נמצא במלאי – ההזמנה מאושרת לליקוט ומופיעה ישירות ב-PickApp במכשירי המלקטים.

5. איתור מלאי חלופי בסניפים במקרה של חוסר
   אם חלק מהפריטים חסרים, המערכת בודקת בכל הסניפים:

   • אילו סניפים יכולים לספק את כל ההזמנה

   • אילו סניפים יכולים לספק חלק מהפריטים

   • האם הסניף יישאר מעל רמת המינימום לאחר ההוצאה

   • מה מרחק הסניף ממחסן האינטרנט

   • אילו סניפים יכולים "לוותר" על מלאי בלי לפגוע בנראות המדפים

6. בחירת סניף אחד להשלמה מלאה
   אם נמצא סניף שיכול לספק את כל ההזמנה – הוא מקבל מייל מסודר עם רשימת הפריטים וסימון מספר ההזמנה המקורית.

7. חלוקה למספר סניפים
   אם אין סניף אחד שיכול להשלים הכל – המערכת מפצלת את הבקשה ושולחת מיילים לכמה סניפים בהתאם למלאי שלהם.

8. עדכון הלקוח על עיכוב צפוי
   במידה וההזמנה דורשת השלמה מסניפים, המערכת שולחת ללקוח מייל אוטומטי שמעדכן על עיכוב באספקה.

9. סיכום יומי לסניפים
   בסוף היום כל סניף מקבל מייל מרוכז עם רשימת כל הפריטים שעליו להכין עבור הזמנות האינטרנט.

התוצאות

המערכת הפכה תהליך מורכב, איטי ועתיר עבודה ידנית למנגנון אוטומטי מלא שפועל בזמן אמת.

לפני:

• זמן קליטה ארוך

• עיכובים בטיפול בהזמנות בעייתיות

• בדיקות כספיות ידניות

• חיפוש מלאי ידני בסניפים

• תקשורת לא עקבית מול הסניפים והלקוח

אחרי:

• קליטת הזמנה מיידית ללא התערבות אנושית

• בדיקות כספיות ואימות הונאות אוטומטיות

• איתור מלאי חכם בכל הרשת

• הקצאת מלאי ממחסן מרכזי או מסניפים בזמן אמת

• ליקוט אוטומטי באמצעות PickApp

• תקשורת מסודרת מול הלקוח ומול הסניפים

התוצאה:
זמן הטיפול בהזמנות ירד בצורה משמעותית, כמות הצעדים הידניים כמעט נעלמה, ושביעות רצון הלקוחות עלתה בזכות אספקות מהירות וחדות.